明日から使える!要点をつかむ脳内整理のコツ

 

今回は要点と脳内整理のお話です!



長い文章や説明だと、なかなか意図が読み取れなくて、ついつい解ったフリをしてしまう。

 

逆に、自分の説明が長くなりガチで、なかなか相手に意図が伝わらない。

 

こんなお悩みを持つ人は、今回の記事が解決のヒントになるかもしれませんので・・

 

是非読んでみて下さい!


 

今回は構造化とか具体/抽象みたいな話よりもずっと簡単だぞ!

 

インプット・アウトプットの課題

 

インプットするときに、全てをメモってみたが、情報過多+消化不良となり、結局頭の中に入ってないので、情報を活用できていなかった。

 

逆にアウトプットのときは、補足情報だらけになってしまい、結局結論がよく解らない説明となり、誰も理解できていない。

 

皆様にもこんな経験ありませんか?


 

この課題を解決するには、長い文章や説明から、要点を掴めるようになる事がポイントです。

 

では、どうやれば要点をつかめるのでしょう?

 

要点をつかむコツ

 

要点をつかむために、重要なのは以下3点!

 

  • 出来るだけ短く!
  • 身近な例で!
  • ストレートな表現!


 

この3点を意識するだけで、情報の要点を素早く把握して、伝えやすい言葉でアウトプットが出来るようになります。

 

そんなのすぐに出来ないでしょ?・・って人もいると思うので、1つずつコツを書いていきますね。

 

出来るだけ短く!

 

何か詳細な話をしたとき、もう少し手短に話せる?とか、まずは簡潔に話してもらえます?・・なんて言われた経験ありませんでしょうか。

 

長い話は聞き手に負荷をかけてしまうので、話が長いと、聞くのが面倒に思われたり、要点が正しく理解されなかったりするんです。


 

これを逆の立場で考えたときも同じで、聞いている側は、言われた事を全部メモしようとしても、説明が長いと追いつきません。

 

後でそのときのメモを見ても、結局何を教わったのかよく解らない・・なんて事も・・。


 

なので、意図を伝える or 理解するには、文章の要点をつかみ、かみ砕いて「出来るだけ短く」考えるのがコツ!

 

インプットした情報をかみ砕いて短くするには、このように考えるのがポイントです。

 

  • ザックリ言うと
  • 一言で言うと
  • 要するに・・


 

私もいつの間にか、このやり方が習慣化しているのですが、例えば長い説明文を「ザックリ言うと」どうなるか?・・と考えたり。

 

誰かが言った事を、つまりこういうことですね?と短くして確認をする。

 

こんな習慣をつけると、意図を読み取るのも、伝えるのも、スムーズにできるようになってきますので、お勧めです!


 

ザックリ化してみよう!

 

これ他の記事にも書いたんですが、例えばこんな文章!

 

昭和のラーメン屋はサラダ油よりも、ラードをよく使っていました。なので昭和のチャーハンを再現するには火力だけではなく、ラードを使う事で、香りや風味が近くなります。

 

状況にもよりますけど、これをざっくり言うとどうなるか考えてみましょう?

 

例えば、こんな書き方ができます。

 

ざっくり言うと、昭和風のチャーハンを作るにはラードを使う事が重要です。

 

大体20~30文字くらいの文字数を目安に、短くするのが良いと言われています。

 

ちなみにこれを以下のように応用すると、意思疎通の確認ができます。

 

昭和のラーメン屋はサラダ油よりも、ラードをよく使っていました。なので昭和のチャーハンを再現するには火力だけではなく、ラードを使う事で、香りや風味が近くなります。

 

なるほど昭和風のチャーハンを作るにはラードを使う事がポイントなんですね

 

このようにかみ砕き、要約して確認を行うと、会議などで、他の参加者の認識齟齬を防ぐ事もできるので、一石二鳥!

 

情報をインプットするときは、まず頭の中で「ざっくり言うと・・こういう事だな」みたいな習慣を少しずつ付けていきましょう。

 

これを繰り返していく事で、思考を整理する習慣が身に付きますので・・

 

是非試してみて下さい!


 

身近な例を使う

 

例えば「〇〇はすごく広くて、建築面積は46,755平方メートルもあるんだぞ!」とか言われても、ほとんどの人はイメージしにくいと思います。

 

こんなとき、マスコミなどのメディアでよく使われてるのが・・

 

東京ドームxx個分という表現


 

ちなみに東京ドームの広さは、建築面積:46755平方メートル。

 

もし、90000平方メートルくらいの広さを表現したい場合、東京ドーム約2個分みたいな表現が使われます。


 

東京ドームxx個分って、解りにくいって人も多いかもしれません。

 

でも「広さは50000平方メートルくらい」みたいにそのまま言われるよりは、大分イメージしやすいのではないでしょうか。

 

このように、ざっくりイメージしやすそうなものを考え、聞き手が想像できる、身近なもので表現できれば何でもよいと思います。

 

例え、ざっくりだとしても、身近な例があれば、とりあえず、すごいのか、すごくないんだかの判断はできますよね。


 

ストレートな表現

 

伝えるときは、できるだけストレートに伝えた方が伝わります。

 

何が一番言いたいか伝える方法は、無駄をそぎ落として、以下をハッキリ伝える事!

 

  • 誰が何をした
  • 何がどうした


 

例えば、この文章だと、一瞬みたときに状況が解りずらくないですか?

店長が、お客がいるのにチャーハンを食べているバイトを叱った

 

この文章を誰か何をした、何がどうしたを意識して組みなおしてみます。

店長がバイトを叱った。お客がいるのにチャーハンを食べていたからだ。

 

こうした方が状況が解りやすくないですか?

 

因果関係を使う

 

ちなみに別な記事でも解説してるのですが、文章を解りやすく構造化する方法で「因果関係」という方法があります。

 

この考え方を応用しても同じような形になります。

 

因果関係は「結果から原因」もしくは「原因から結果」に文章を並べ替える事で、状況を解りやすく表現できます。

 

例えば先ほどの文章を

店長が、お客がいるのにチャーハンを食べているバイトを叱った

 

「結果から原因」で並べるとこんな感じです。

店長がバイトを叱った(結果)お客がいるのにチャーハンを食べていたから(原因)


結果 > 原因を順序立てて説明する事で、状況が解りやすくなります。

 

因果関係という手法も「誰が何をした」「何がどうした」が基本となっているんです。

 

ストレートな表現の注意点

 

ストレートな表現は、伝わりやすい反面、冷たく感じてしまうため、争いの火種になる事もあります。


そうならないための対策として、ビジネスでは枕詞を使います。

 

例えば「御社のプロダクトはIEはサポートしていますか?」と聞かれたとき、ストレートに表現するとこのような感じになりますが、

 

メーカーもサポートを終了していますので、IEはサポートしておりません。

 

これだけだと何となく冷たい感じがしない?

 

これに枕詞を付けて添削すると、このようになります。

 

恐れ入りますが、メーカーもサポートを終了しているため、IEはサポート対象外となります。ご期待に沿えず申し訳ございません。

 

結果的に文章は長くなってしまうのですが、こう書く事で「申し訳ない感」をストレートな表現に付加する事ができます!

 

この辺は状況に合わせて使い分けてみましょう!


 

最後に

 

今回の記事は、要点と脳内整理についてお話をさせていただきましたが、いかがでしたでしょうか。

 

いまどきは、情報量が多く、どうしても説明が長くなってしまい、相手の話が理解できない、伝わらない・・なんてお悩みはとても多いと聞きました。

 

でも、以下の方法で、情報の整理を意識すれば、情報の煩雑さを軽減できると思います!

 

  • 出来るだけ短く!
  • 身近な例で!
  • ストレートな表現!


ちなみに、脳内整理を身に付ける方法としてお勧めなのが・・

 

文章をたくさん作り続ける事です!


文章を作る事は、インプット/アウトプットの訓練として最適です。

 

私の場合は、インプットした情報をブログを書いてまとめると、脳内整理されるので今でも続けています。

 

なのでもし、要点をつかむコツや、脳内整理の習慣を身に着けたいと思ったら、どんなやり方でも良いので・・

 

文章をたくさん作ってみましょう!


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