今回は要点と脳内整理のお話です！
長い文章や説明だと、なかなか意図が読み取れなくて、ついつい解ったフリをしてしまう。
逆に、自分の説明が長くなりガチで、なかなか相手に意図が伝わらない。
こんなお悩みを持つ人は、今回の記事が解決のヒントになるかもしれませんので・・
是非読んでみて下さい！
インプット・アウトプットの課題
インプットするときに、全てをメモってみたが、情報過多＋消化不良となり、結局頭の中に入ってないので、情報を活用できていなかった。
逆にアウトプットのときは、補足情報だらけになってしまい、結局結論がよく解らない説明となり、誰も理解できていない。
皆様にもこんな経験ありませんか？
この課題を解決するには、長い文章や説明から、要点を掴めるようになる事がポイントです。
では、どうやれば要点をつかめるのでしょう？
要点をつかむコツ
要点をつかむために、重要なのは以下３点！
- 出来るだけ短く！
- 身近な例で！
- ストレートな表現！
この3点を意識するだけで、情報の要点を素早く把握して、伝えやすい言葉でアウトプットが出来るようになります。
そんなのすぐに出来ないでしょ？・・って人もいると思うので、１つずつコツを書いていきますね。
出来るだけ短く！
何か詳細な話をしたとき、もう少し手短に話せる？とか、まずは簡潔に話してもらえます？・・なんて言われた経験ありませんでしょうか。
長い話は聞き手に負荷をかけてしまうので、話が長いと、聞くのが面倒に思われたり、要点が正しく理解されなかったりするんです。
これを逆の立場で考えたときも同じで、聞いている側は、言われた事を全部メモしようとしても、説明が長いと追いつきません。
後でそのときのメモを見ても、結局何を教わったのかよく解らない・・なんて事も・・。
なので、意図を伝える or 理解するには、文章の要点をつかみ、かみ砕いて「出来るだけ短く」考えるのがコツ！
インプットした情報をかみ砕いて短くするには、このように考えるのがポイントです。
- ザックリ言うと
- 一言で言うと
- 要するに・・
私もいつの間にか、このやり方が習慣化しているのですが、例えば長い説明文を「ザックリ言うと」どうなるか？・・と考えたり。
誰かが言った事を、つまりこういうことですね？と短くして確認をする。
こんな習慣をつけると、意図を読み取るのも、伝えるのも、スムーズにできるようになってきますので、お勧めです！
ザックリ化してみよう！
これ他の記事にも書いたんですが、例えばこんな文章！
昭和のラーメン屋はサラダ油よりも、ラードをよく使っていました。なので昭和のチャーハンを再現するには火力だけではなく、ラードを使う事で、香りや風味が近くなります。
状況にもよりますけど、これをざっくり言うとどうなるか考えてみましょう？
例えば、こんな書き方ができます。
ざっくり言うと、昭和風のチャーハンを作るにはラードを使う事が重要です。
大体20～30文字くらいの文字数を目安に、短くするのが良いと言われています。
ちなみにこれを以下のように応用すると、意思疎通の確認ができます。
このようにかみ砕き、要約して確認を行うと、会議などで、他の参加者の認識齟齬を防ぐ事もできるので、一石二鳥！
情報をインプットするときは、まず頭の中で「ざっくり言うと・・こういう事だな」みたいな習慣を少しずつ付けていきましょう。
これを繰り返していく事で、思考を整理する習慣が身に付きますので・・
是非試してみて下さい！
身近な例を使う
例えば「〇〇はすごく広くて、建築面積は46,755平方メートルもあるんだぞ！」とか言われても、ほとんどの人はイメージしにくいと思います。
こんなとき、マスコミなどのメディアでよく使われてるのが・・
東京ドームxx個分という表現
ちなみに東京ドームの広さは、建築面積：46755平方メートル。
もし、90000平方メートルくらいの広さを表現したい場合、東京ドーム約2個分みたいな表現が使われます。
東京ドームxx個分って、解りにくいって人も多いかもしれません。
でも「広さは50000平方メートルくらい」みたいにそのまま言われるよりは、大分イメージしやすいのではないでしょうか。
このように、ざっくりイメージしやすそうなものを考え、聞き手が想像できる、身近なもので表現できれば何でもよいと思います。
例え、ざっくりだとしても、身近な例があれば、とりあえず、すごいのか、すごくないんだかの判断はできますよね。
ストレートな表現
伝えるときは、できるだけストレートに伝えた方が伝わります。
何が一番言いたいか伝える方法は、無駄をそぎ落として、以下をハッキリ伝える事！
- 誰が何をした
- 何がどうした
例えば、この文章だと、一瞬みたときに状況が解りずらくないですか？
店長が、お客がいるのにチャーハンを食べているバイトを叱った
この文章を誰か何をした、何がどうしたを意識して組みなおしてみます。
店長がバイトを叱った。お客がいるのにチャーハンを食べていたからだ。
こうした方が状況が解りやすくないですか？
因果関係を使う
ちなみに別な記事でも解説してるのですが、文章を解りやすく構造化する方法で「因果関係」という方法があります。
この考え方を応用しても同じような形になります。
因果関係は「結果から原因」もしくは「原因から結果」に文章を並べ替える事で、状況を解りやすく表現できます。
例えば先ほどの文章を
店長が、お客がいるのにチャーハンを食べているバイトを叱った
「結果から原因」で並べるとこんな感じです。
店長がバイトを叱った（結果）お客がいるのにチャーハンを食べていたから（原因）
結果 > 原因を順序立てて説明する事で、状況が解りやすくなります。
因果関係という手法も「誰が何をした」「何がどうした」が基本となっているんです。
ストレートな表現の注意点
ストレートな表現は、伝わりやすい反面、冷たく感じてしまうため、争いの火種になる事もあります。
そうならないための対策として、ビジネスでは枕詞を使います。
例えば「御社のプロダクトはIEはサポートしていますか？」と聞かれたとき、ストレートに表現するとこのような感じになりますが、
メーカーもサポートを終了していますので、IEはサポートしておりません。
これに枕詞を付けて添削すると、このようになります。
恐れ入りますが、メーカーもサポートを終了しているため、IEはサポート対象外となります。ご期待に沿えず申し訳ございません。
結果的に文章は長くなってしまうのですが、こう書く事で「申し訳ない感」をストレートな表現に付加する事ができます！
この辺は状況に合わせて使い分けてみましょう！
最後に
今回の記事は、要点と脳内整理についてお話をさせていただきましたが、いかがでしたでしょうか。
いまどきは、情報量が多く、どうしても説明が長くなってしまい、相手の話が理解できない、伝わらない・・なんてお悩みはとても多いと聞きました。
でも、以下の方法で、情報の整理を意識すれば、情報の煩雑さを軽減できると思います！
- 出来るだけ短く！
- 身近な例で！
- ストレートな表現！
ちなみに、脳内整理を身に付ける方法としてお勧めなのが・・
文章をたくさん作り続ける事です！
文章を作る事は、インプット/アウトプットの訓練として最適です。
私の場合は、インプットした情報をブログを書いてまとめると、脳内整理されるので今でも続けています。
なのでもし、要点をつかむコツや、脳内整理の習慣を身に着けたいと思ったら、どんなやり方でも良いので・・
文章をたくさん作ってみましょう！
