重要なのに重要視されにくい【ナレッジマネジメント】

今回はナレッジマネジメントの話!



日々仕事をしている中で、成功体験や失敗体験などなど、どなたも様々な体験をされていると思います。

 

ちなみに、そんな体験を皆様はどうしていますか?

 

今回話したいのは、仕事で体験された事は、とても重要な話に繋がるので、ナレッジ化がとても大事だと言う事。


 

と・・同時に頭では解っているけど、実際にやってみると中々進まない・・みたいな話です。

 

今回はこの辺りを自分の実体験をもとに・・

 

解説したいと思います!


 

そもそもナレッジとは何か?

 

ナレッジそのものの意味は、知識とか情報とか知見という意味ですが、ビジネスで使われるのは主に以下のような情報を指します。

 

  • データ
  • 知識
  • 知恵
  • 技術
  • ノウハウ


 

更に言いますと、同じ情報でも、言語化されていない情報を「暗黙知と呼び、言語化されている情報を「形式知」と呼びます。

 

※形式知は言語だけじゃなく、絵や図などで視覚化されているものも含みます。

 

現在もっている「暗黙知」の情報を「形式知」として視覚化し、共有・活用する事。

 

これをナレッジマネジメントと呼びます!


・・とここまでが、教科書によく書いてあるナレッジマネジメントの解説。

 

ナレッジはどんな役に立つの?

 

ここからは私の経験をもとにお話をしたいと思いますが、ナレッジマネジメントはやるべきだと思います。

 

私が過去、ナレッジ化に成功したときは、以下のような成果が出ました。

 

  • チームとして成果が出るようになった
  • チームメンバーの不安の解消ができた
  • 同じ質問を同じ人が受けなくなった
  • 社内だけではなく社外でも活用できた
  • 新機能の有効な判断材料になった
  • 会社の「強み」を作る事に繋がった


そう、やってみたら結構メリットあるんですよね。これはチームビルディングの観点で見ても、成果が出ている事になります。

 

私はもともとチーム内での連携目的で、ナレッジマネジメントを考えていました。

 

しかし、うまく運用できれば会社の「強みの強化」や「弱みの改善」に繋がる可能性も大いにあると感じました!


 

実際やってみると・・

 

でも実際にこれ、やろうとしても、うまくいかなかった事もたくさんありました。

 

やってみると良い事は多い筈なのに、どうしてナレッジマネジメントが進まないのでしょう?

 

ここからはその体験談を書いていこうと思います!


 

ナレッジが会社で重要視されていない

 

自分の経験では、ナレッジマネジメントを重要視している会社は少なかったです。

 

会社のカルチャーにナレッジマネジメントがないと、ナレッジの活用を始めても当然評価されません。

 

それどころか「もっと別な事を優先しなさい!」みたいな注意を受ける場合もあります。

 

もちろんナレッジがなくても、自分なりにノウハウをため、コツをつかんで、伸びていける人は沢山います。

 

でもこの場合、成果をだせるのはその人だけで、その成果はチームではなく「個人の能力」として評価されます。

 

それはそれで良い事なのですが、他の人と仕事に差が出てしまうと、出来る人に仕事が集中する状況が起きやすくなります。

 

更にこの人が退職すると、培ったノウハウも一緒に他社に流れてしまうのです。


この問題は、誰かが見つけた重要な情報が、共有されず個人に留まってしまう事により起きています。

 

現場で見つけたノウハウは、他の人が活用できますので、これを積み上げて共有していけば、チーム全体のスキルが底上げされます。

 

ノウハウをナレッジ化すれば、個人ではなくチーム全体で成果を出す事が可能になるので・・

 

チームの強みや効率化に繋がるのです!


 

ナレッジを残す習慣が続かない

 

例えば、何か解った事や失敗した事は、ここに書いていって下さい・・みたいな方針を立てたとしましょう。

 

書いてくれる人は書いてくれるんですが、人によっては、以下のような理由で書いてくれない人も結構多かったりしました。

 

  • そもそも言語化が嫌い
  • 優先度が低すぎるからやらない
  • 書くべき情報かどうかの判断ができない
  • ただの感想になってしまう
  • 書いても誰も読まない

 

ナレッジを残すことが習慣化されていないと、ナレッジの習慣はだんだん自然消滅していきます。


 

じゃあどうすればいいのか?

 

いろいろ試行錯誤した結果、以下の方法が割と有効でした。

 

  • ナレッジ確認会を作る(定例化)
  • 言語化の練習として実施
  • エクセルのような表で管理をしない
  • 聞かれたら資料の場所を紹介


 

ナレッジの確認会・言語化の練習

 

自主性に任せると、人によっては業務優先となり、中々書く時間を作らない人も多くなると思うんです。

 

なので、週に1回もしくは、隔週1回で、ナレッジとなるネタを確認しあうディスカッション日を設けました。


どんなに忙しくても、週1もしくは隔週に1回で、1~2時間くらいなら確保できると思うんです。

 

ディスカッション日にヒアリングをしてナレッジを吸い上げながら、その場で簡単に作るのもありですし、骨子と期限を決めて、各自作ってもらう方針で進めるのもありです。

 

また、新人教育の一環として、知識の向上、ヒアリングの練習、言語化の練習を兼ねて、ナレッジを作ってもらうところから始めたところ、教育とナレッジ化を効率よく実施する事ができました。

 

私は上記を、ナレッジマネジメントというより、チームビルディングの一環として行っていました。


大事なポイントは無理矢理情報を引っ張りだそうとしないこと!無いなら無いでいいんです!

 

情報の引き出しは心理的安全性の考慮が重要だと思うよ!

 

リーダーの権限をもっている読者の方は・・

 

ぜひ参考にしてください!


 

エクセルのような表で管理しない

 

表で管理をしてしまうと、欲しい情報が探しずらくなるし、情報量が増えてくると、ネタが重複している事に気付きにくかったりします。

 

なので、最低限、索引と検索ができるものである事が望ましいと思います。ドキュメントツールがあればそれを使うのが良いです。



ちなみに私は「Confluence」というツールを使っていました!

 

聞かれたら資料の場所を紹介

 

同じ人に、いろいろな人から同じ質問が集中する事って結構ありませんか?

 

そんなとき、ナレッジ化をした記事を紹介するようにしましょう。

 

紹介する事を続けていると、周りの人も活用するようになり、まず解らない事があったら、少しづつナレッジを活用するカルチャーが生まれていきます。


 

このようにナレッジを活用できれば、質問が同じ人に集中する事を減らします。

 

そして、社内のカルチャーが「聞く」から「調べる」に変わると、業務の効率化にも繋がります!


 

最後に

 

今回はナレッジマネジメントのお話をさせていただきましたが、いかがでしたでしょう。

 

いまどきって、いろいろな外部の情報を、ネットや資料から自由にコピペして持ってくる事ができます。

 

ただ、そのナレッジは本当にあなたの会社・チームが使えるものでしょうか?


他の事例を活かして成功した人はたくさんいます。でもその裏では、逆に失敗した人もたくさん存在しているのも事実です。

 

なので大事なのは・・

 

どのタイミングでそのカードを使うかを知る事!



誰かが幅広く公開しているものよりも、あなたが仕事で発見した攻略法こそが、会社やチームにとって一番役に立つ事例だと言っても過言ではありません。

 

私が言いたいのは、成功事例の積み上げと失敗事例の改善、これらを形式知(視覚化・言語化)して応用する事で、初めてチームや会社の「強み」に繋がるのだという事!

 

余談ですが、私がブログやnoteで書いている事は、私のナレッジみたいなものなので・・

 

この情報が誰かの役にたったらすごく嬉しいです!


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