明日から使える文章の法則 ~PREP法~

 

今日はPREP法のお話です!


 

皆様、PREP法ってご存じでしょうか?

 

PREP法は、文章のテクニックの1つですが、実は全然難しい話じゃないんです。

 

それこそ明日から使えます!


 

PREPをホンの少し理解すれば、複雑な話を説明するためのヒントになります。

 

エンジニアの方も、非エンジニアの方も、難しい事を多くの人に伝える事は多いと思うので・・

 

ぜひ読んでみて下さい!


 

そもそもPREP法とは何か?

 

文章や説明って「何からどんな順番で話すか」で伝わり方が変わってくるんです。

 

PREP法は、その順番のテンプレだと思っていただければ!


 

PREPを使った組み立て方

 

PREP法は、簡単に言うと結論を先に書くやり方で、以下の順番で文章を組み立てていくだけです。

 

  • Point(要点・結論)
  • Reason(理由)
  • Example(具体的な例・理由の根拠)
  • Point(要点・結論)

 

簡単でしょ?

 

PREP法の利用例

 

この順番で書くとどんな感じになるでしょう?

 

よくお問い合わせの回答で「PREP法」を使いますので、この状況を想定したストーリーを作ってみます。

 

でもストーリーをIT業界のサポートにすると、例が難しくなりそうなので、ストーリーの切り口も変えます。


 

ストーリー

 

あなたは炒飯を販売している会社で働いていて、ある日こんなお問い合わせが来ました。

炒飯を取り扱っているなら、カニ炒飯は、普通にあると思っているのですが、御社からカニ炒飯を仕入れる事は可能でしょうか?




会社としては、今後もカニ炒飯を取り扱う事は考えていませんので、相手が納得できる根拠を説明の上、お断りをしたいと考えています。


 

では、このお問い合わせに対する回答を、PREP法を応用して作ってみましょう。

※改行がうまくいかなかったので、画像にしてます↓



ちょっとカニ炒飯の回答としては大げさですが、アドリブで回答を書いてみました。

 

どうでしょう?なんとなくITのサポートぽくないですか?


 

どこがどうPREPなのか?

 

では、これのどこがどうPREPになっているのか、分解して確認していきましょう。


 

Point(要点・結論)

申し訳ございません、カニ炒飯を提供するのは弊社では不可となります。

まず、結論を先に言うのが基本です。「可能ですか?」という質問は、まずは「はい or いいえ」が一番聞きたいと思うんです。

 

また、方針を決定するため、結果だけをまず知りたいって人もいるので、結論を先に書くやり方は、ビジネスではよく使われます。


 

②Reason(理由)

理由としましては、具材であるカニの仕入れ値が高価であるためです。

結論のあとに「どうしてその結論になったか?」の理由を書きます。


 

③Example(具体的な例・根拠)

弊社は通常の炒飯を、500円で提供しておりますが、もし本物のカニを利用してカニ炒飯を提供する場合、通常の炒飯と比較すると、約3倍以上での価格提供になる事が想定されます。顧客層のニーズを鑑みても、高価格となる カニ炒飯のご提供は、弊社では厳しいのが現状です。

理由ついての根拠を次に書きます、このタイミングで「例」を書くと、事情が伝わりやすいんです。


 

④Point(要点・結論)

このような背景があり、カニ炒飯のお取り扱いは不可となっております。ご期待に沿えず申し訳ございません。

最後にもう1度結論を書きます。理由と根拠を把握した上で、再度結論を読むと、受け止め方が違ってきます。

 

私の場合は、PREPを更にアレンジして、代替え案がある場合は、更にこんな感じの事を書きます。

また、カニ炒飯は提供できませんが、代替品としてカニカマを使った炒飯はございますので、こちらも合わせてご検討下さい。

 

このように、理解しやすい順番を考えると、誰でもすぐに伝わりやすい文章が書けるんです!

 

まずは少しずつPREPを意識して、商談・お問い合わせなど、様々なシーンで活用してみましょう!


 

最後に

 

今回はPREP法についてお話させていただきましたが、如何でしたでしょうか。

 

ちなみにこういった文章の法則は、他にもまだまだいっぱいあります!

 

  • QUESTの法則
  • AIDMAの法則
  • PASONAの法則
  • CREMAの法則
  • SDS法


 

これらの法則は、なんとなく意識するだけでも「伝える力」は大きく向上します。

 

ちなみに、文章をたくさん書く事は「表現力の筋トレ」みたいに最近では言われているそうです!


いろいろな文章の法則を理解し、たくさん文章を書いて訓練する。

 

文章はセンスよりも、この筋トレを繰り返す事が大事なのではないか・・なんて私も最近では思うので・・

 

訓練も兼ねて、これからもたくさんの文章を書いていきたいと思います!

 


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