ドキュメントが残らない問題

 

今回はドキュメントが残らない問題について語ります!


 

ドキュメントってどんな会社にもありますし、皆様も何かしら作った事ありますよね。

 

そんなドキュメントですが、肝心な時になくて困った経験はありませんか?

 

肝心なときにドキュメントがない・・こんな課題を抱えている会社って、実はすごい多いと思うんです。


 

今回は、どうしてこのような事が起こりやすいのか?話していきたいと思います。

 

それでは今回もいつものノリで!


 

口頭だけの空中戦

 

社内でも社外でも、口頭だけで案件や話し合いを進める場合が結構あると思うんです。

 

例えば、作業現場のOJTとかは、説明 > やってみて解らない事があったら聞いてね?

 

みたいな感じで進めますよね。

 

ただ、こういう場合って口頭のみです。


 

逆にドキュメントがないから、このような形で進めるしかないのかもしれません。

 

このように、口頭だけで進めるやり方を「空中戦」といいます!


 

ドキュメントって重要なの?

 

本当にドキュメントは重要なのか?・・私は重要だと思ってます。

 

根拠はいっぱいあるんですけど、そのうちの1つを紹介します。

 

まず、ドキュメントが無いと、不透明な情報に振り回されやすいんです。


 

これは私の経験則ですが、空中戦だけで進めてる案件は、高確率で認識齟齬と情報不足でもめてます。

 

要は空中戦だけで進めると、お互いの記憶と妄想に頼るしかないから、どんどんイメージがずれてくんです。


 

でも空中戦の内容をドキュメント化(視覚化)すれば、お互いに視覚的な共通認識ができます。

 

このようにドキュメントを活用すれば、認識齟齬や情報不足によるトラブルを防げるんです!

 

要はドキュメントって、とても有効性の高いコミュケーションツールなんです。

 

資料を作る事で自分の頭の中も整理できるんだぞ

 

ドキュメントが残らない問題

 

皆様がお勤めの会社はどうですか?この見出しになんとなくピンときませんでしょうか。

 

どうしてこんな状況が生まれやすいのか?振り返って考えてみました。

 

私の経験を振り返って考えてみると、このあたりが原因だったんじゃないかと思うんです。

 

  • せっかく作ったのに叩かれる
  • 作っても評価されない
  • 優先順位を低く設定しがち

 

実際にあった例をいくつかご紹介します!


 

せっかく作ったのに叩かれる

 

例えば、ドキュメントを作る文化がない会社があったとします。

 

ある人が、この状況をなんとかしようと、ドキュメントを良かれと思って作り始める事にしました。

 

でも、作ったらこんな事になりました。


 

これって「まず否定から入る文化の会社」によくありがちなんです。

大きな会社の方が意外とこれに遭遇する率高いかもしれません)

 

こういう経験ある人も結構多いのでは?

 

こんな状況でドキュメントを作りたいと思う人は、かなりの勇者です。

 

後出しで否定するだけなら、アホでもできますし、否定のみで終わるのは建設的ではありません。


 

なので、ドキュメントを作ってくれた人に私は以下を気を付けるようにしています。

 

まず時間を割いて作ってくれた事をちゃんと感謝します。

 

そして、ちゃんとドキュメントを確認し、良い部分を探しましょう。

 

その上で変えたほうが良い部分は、「こう書けば解りやすくなるんじゃない?」のみたいに「否定」ではなく「提案」をする。


 

そして、作成者が「そうかな?私はこう思うけど?」みたいに、ちゃんと反論できるような流れを作れたら、尚良いと考えています。

 

こういう仕組み作りは1人ではできません。協力者の輪を広げる必要があります。

 

作っても評価されない

 

これも割と多い話で、ドキュメントって「成果物」なのに、評価されない事が非常に多いんです。

 

「私はこんなドキュメント作りました!」って言っても「あ~そうなの?ありがとう」で終わっちゃう事が殆どなんじゃないでしょうか。

 

それは「え?ドキュメント作る事って何かすごいの?」って考える上司が多いからだと思います。


 

でもこれって、上司だけが悪い訳ではありません。

 

ドキュメントが管理されていないと、以下の状況が把握しにくいんです。

 

  • 誰が作った資料なの?
  • どう使われてるの?
  • 誰の役にたってるの?


 

つまり、評価しないのではなく、作ったドキュメントの重要性を、上司が理解できてないケースが多いんです。

 

なので、ドキュメントを作ったら、こんな感じでアピールしていく事が重要。

 

  • 多くの人に作った事を伝える
  • 多くの人がアクセスできる場所に置く
  • この資料にどんな効果があるかを伝える


 

ちなみに効果なんてもんは、自分なりに好きに理由付けすればOKです。

 

「この資料でサービスレベルがあがる」とか「間違った情報の流出を防止する事ができる」みたいに何でもいいです。

 

アピールとは「見せ方」のスキル!

 

それっぽい根拠を用意して、少しだけ話を膨らませてください。嘘ついてなければOK。

 

なんでもいいから、何のための資料か「理由付け」をしてくれれば上司も評価しやすいんです。

 

ドキュメントを多くの人が見れる場所に配置する、そして作成した事をアピールする。

 

これが少しずつ文化になっていけば、「会社の資産」としてドキュメントが残っていくんじゃないでしょうか。


 

優先順位を低く設定しがち

 

多くの人は、ドキュメントって「時間がある人が作る」みたいなイメージを持ってませんか?

 

地味で効果が解りずらいから、無理ないかもしれませんけどね。

 

こういう背景もあるので、ドキュメント作成って、どうしても優先順位が低くなりがちなんです。


 

昔に比べ、今のビジネスはスピードが速く、高優先度な仕事が次々にやってきます。

 

優先度が低く設定されがちなドキュメント作成は、ずっと実行されないまま時が経っていきます。


そしていつのまにか無かった事になり・・ドキュメントが作られない文化へ順調に進んでいきます。

 

これも、ドキュメントが残らない会社(部門)によく見かけるパターンでした。

 

対策としては「このドキュメントを作成します!」と決めて、作成する時間をスケジュールに入れて確保するしかありません。

 

ドキュメントを作る時間は、確保しないと(してあげないと)いつまでたっても作成されない文化になっていくと思います。

 

残念ながら・・。


 

最後に

 

「ドキュメントが残らない問題」について語らせていただきましたが、如何でしたでしょうか。

 

他にもドキュメントを嫌いな人が多いとか、みんなどう作っていいか解らないとか・・現場によって色々あると思います。

 

特に「どう作っていけばいいの?」って部分は、確かに多くの人が気になるテーマですよね。

 

ちなみに、ドキュメントの作り方の例を、この記事の続編にするのはどうだろうか?何てことも考えてるのですが・・

 


 

ドキュメントの書き方は、好みであったり、正解がない部分も多いので、続編として書くかどうかは、現在迷い中です。

 

とりあえず「ドキュメントの書き方」について、どこからどこまでをご紹介すればよいのか?、粒度を考えながら検討したいと思います!


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